Comment réussir son projet GED

Comment réussir votre projet de gestion documentaire en entreprise ?

Être plus compétitive et efficace, tel a été le but visé par les entreprises ces dernières années. Plusieurs stratégies et méthodes ont été mises en place dans cette lancée. Parmi ces dernières, la gestion électronique des documents fut l’une des plus importantes. C’est un procédé informatisé qui permet une gestion optimale des documents papier ou électronique au sein d’une organisation. Les avantages sont énormes. On peut en effet observer une amélioration de  la rentabilité des entreprises, du flux d’informations, de la fiabilité des données. Découvrez dans cet article, Comment réussir votre projet de gestion documentaire en entreprise (GED).

La collecte des données de bases

La GED est un processus de gestion documentaire employé principalement par les entreprises en quête de productivité et d’amélioration de service. Le procédé prend en compte la documentation, le classement et l’indexation, la conservation d’informations, ainsi que la distribution et l’accès aux documents.

Elle débute par un recensement des besoins et objectifs visés. C’est une phase délicate, car d’elle dépend la réussite de la dématérialisation des données de l’entreprise. Tout comme le développement de solutions adaptées et performantes. Aussi, les futurs utilisateurs de l’outil de GED sont des sources importantes. Les besoins des acteurs de l’entreprise seront déterminés au moyen de diverses questions.

Il s’agira de savoir, de quels documents ils ont souvent besoin, le type ou format de ces documents.

Ensuite vient l’élaboration d’un cahier des charges regroupant de façon structurée les besoins dégagés. Le cahier de charge sera le support de la mise en œuvre de la gestion documentaire électronique. Durant, le processus de mise en œuvre, il sera important de souligner les aspects fonctionnels et non techniques. Ces dernières répondront plus tard aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges.

Le choix du système de gestion documentaire

Aujourd’hui, plus de la moitié des activités effectuées en entreprises font recours à de la documentation. Une documentation trop lourde peut donc avoir un impact négatif sur le fonctionnement de l’entreprise notamment en paralysant la capacité à progresser. Le contrôle et la maîtrise des documents revêtent ainsi une importance capitale. La mise en place d’un système documentaire s’avère nécessaire.

Il existe donc différentes méthodes spécifiques pour optimiser le système documentaire pour qu’il soit conforme aux exigences et adapté aux besoins des collaborateurs.

Selon les objectifs et besoins définis, le choix du système de gestion de documents sera différent. En effet, deux systèmes différents sont à la disposition des entreprises pour le stockage de leurs données et de leurs documents. Le File System et la Gestion Électronique des Documents qui ont chacun leurs propres particularités. Côté fonctionnalités, le File System n’est pas aussi équipé que le Gestionnaire Électronique de documents.

Par ailleurs, la durée de mise en place du File système est beaucoup plus courte que celle du Gestionnaire Électronique des Documents. Il est à noter que le File System est mis en place par la structure qui doit  détenir les compétences internes requises. La structuration et l’archivage du patrimoine documentaire d’une entreprise pourra être débuté avec le File System qui pour être remplacé par la suite, par un GED si le besoin s’en fait sentir.

La mise en place proprement dite du projet de gestion documentaire

Elle débute par l’étape du Déploiement de la solution. Cette étape consiste en une installation et au paramétrage du logiciel de Gestion électronique de données. Toutefois, il ne s’y limite pas. En effet, des éléments essentiels au succès de cette étape doivent être pris en compte. Il s’agit de l’écriture des procédures liées au système de GED, de la formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures, l’acquisition et l’indexation des documents existants.

Ensuite vient l’étape de l’acquisition des documents. Durant cette étape, les documents de la société sont convertis sous forme numérique. Que ce soit les documents provenant de l’extérieur ou des archives papier de l’entreprise. Certains documents pourront être produits directement sous forme numérique. Les critères de classement dépendent des besoins des services de l’entreprise. Les plus courants sont : date, numéro de référence, client.

A ce classement, peut être définie une indexation permettant de répondre de façon optimale aux requêtes de recherches usuelles qui seront effectuées. L’étape du stockage des documents dépend de plusieurs éléments.  La définition des droits d’accès aux documents est primordiale pour renforcer la sécurité. La dernière étape de la mise en place du projet est celle de la diffusion des documents. Ces derniers sont mis à la disposition des utilisateurs ou encore sont envoyés directement selon les circonstances.

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