Digitalisation de la formation

Impact de la numérisation des procédures sur la formation et le développement des compétences des salariés

Il est d’usage que les nouveaux employés soient formés sur les normes et la culture professionnelle spécifique à leurs nouvelles fonctions. Pour ce faire, l’entreprise se devait de déléguer des instructeurs. Choisis parmi les anciens employés, ils devaient investir leurs efforts autrement que dans leurs propres responsabilités. Il va de soi que la formation de nouveaux membres constituait un manque à gagner pour certaines entreprises. Cependant, la numérisation des moyens de communication et l’automatisation de certaines procédures apportent de nouvelles perspectives à l’univers de l’emploi. Il est devenu moins contraignant de former les nouveaux employés.

Les méthodes disponibles aujourd’hui permettent une utilisation efficiente du temps de travail de chaque acteur social. En effet, les nouveaux arrivants peuvent être formés sur le tas. Ils acquièrent les connaissances à petits coups en fonction de leurs tâches. Les notions abordées restent donc pertinentes pour le fonctionnement efficient des secteurs d’actions de la société. L’employé peut dès lors s’améliorer à un rythme qui n’entrave pas les autres activités au sein de l’unité. En effet, aucune partie ne subit de perte de temps, n’influant donc pas négativement sur la productivité de l’entreprise. Il semble donc primordial de numériser la formation du staff pour répondre aux exigences d’une société en plein essor.

Les outils de numérisation de la formation et du développement des compétences

Plusieurs outils contribuent à la mise à niveau des salariés.

Les systèmes de gestion de l’apprentissage

Les systèmes de gestion de l’apprentissage (SGA) ou LMS en anglais (Learning Management Systems) sont au cœur de la stratégie de numérisation de la formation. Ce sont des plateformes qui permettent aux institutions de mettre en œuvre tous les aspects de l’apprentissage de leurs recrues. Le SGA facilite entre autres :

  • la création des supports d’apprentissage ;
  • la distribution du matériel d’apprentissage ;
  • la coordination de l’activité des enseignants ;
  • la coordination de la communication entre les formateurs et les stagiaires ;
  • le suivi des acquis et la gestion des lacunes des apprenants, etc.

Les SGA sont adaptés pour les formations hybrides et en ligne. En effet, il est aisé de suivre à la fois des cours traditionnels et de les renforcer par une formation en ligne. L’outil est par conséquent idéal pour les entreprises ayant besoin de réaliser des formations expéditives, allant directement à l’essentiel. Au fil des années, l’industrie du SGA a changé de perspectives. Les nouveaux modèles sont plus axés sur la valeur cognitive de l’apprentissage. Le stagiaire et l’efficacité de la distribution du contenu d’apprentissage sont au cœur de la méthode des SGA modernes.

Un exemple probant des SGAs modernes serait celui basé sur le système SharePoint de Microsoft 365. La plateforme collaborative favorise la gestion électronique des documents. Ils sont accessibles à partir de n’importe quel appareil, que le collaborateur soit sur son lieu de travail ou non. Enfin, cette catégorie de SGA permet de disposer d’une base de données réutilisable.

Les applications mobiles

Les applications mobiles complètent avantageusement les SGAs. Ils permettent à l’apprentissage de devenir mobile. Le Mobile-Learning (M-Learning) garantit un accès inconditionnel aux outils de formations. Il suffit de posséder un portable et de télécharger les applications ad hoc. L’apprentissage est rendu alors possible pour les stagiaires des antennes outremer de l’entreprise. Au regard de leur praticité, les applications mobiles facilitent la mise à niveau des connaissances et des compétences. Il est ainsi possible de se servir des simulations pour évaluer et améliorer les capacités communicationnelles des agents de l’entreprise. 

Les technologies de la réalité étendue

L’expérience de l’apprentissage par les stagiaires peut aussi être immersive. Pour ce faire, les acteurs ont recours à des technologies plus avancées de l’univers numérique. Appelée Extended Reality en anglais, la réalité étendue (XR) est un concept qui regroupe un ensemble de réalités immersives. Ce sont entre autres : la réalité virtuelle (VR), la réalité augmentée (AR) et la réalité mixte (MR). Leur mise en œuvre nécessite un investissement extraordinaire. Le succès de ces technologies réside essentiellement dans leur capacité à créer en ligne un environnement 3D qui permet de vivre une expérience in situ et interactive. Il en ressort un apprentissage plus pointu et plus focalisé sur les acquis techniques. L’usage de la XR semble être adapté aux domaines tels que la fabrication et la santé, vu qu’ils sont axés sur la pratique.

  • AR : la réalité augmentée permet de superposer des objets 3D sur un monde réel.
  • VR : la réalité virtuelle est complètement artificielle. Elle se sert d’une interface, le plus souvent un casque, pour partager avec l’utilisateur l’expérience créée.
  • MR : ma réalité mixte associe les deux premières. Elle projette des objets virtuels sur l’environnement réel ; elle ancre également les objets virtuels dans le monde réel permettant aux utilisateurs d’interagir avec eux.

La numérisation de l’apprentissage et du développement des salariés en pratique

Si les outils de numérisation de l’apprentissage des employés sont nombreux, encore faut-il pouvoir appréhender leurs effets empiriques. Il s’agit ici de voir comment chacun des outils précités modifie les méthodes de formation des recrues. Nous utiliserons ici un modèle de transformation numérique de type SGA SharePoint supporté par des applications virtuelles et la XR.

Orientation et intégration des salariés

Autrefois, les informations des divers services de l’entreprise n’étaient pas centralisées. Traditionnellement, les données de l’entreprise sont stockées par chaque service. Il s’agit essentiellement de paperasse. Dans l’éventualité où l’entreprise disposait de versions électroniques des documents, ceux-ci étaient soit dispersés dans les services, soit conservés au niveau du département duquel il relève. Il en découlait une difficulté pour le suivi des projets en cours ou de ceux auparavant achevés. Le service des ressources humaines, chevron de la gestion des recrutements, n’était pas en reste. La conséquence directe de cette accumulation anarchique des données pouvait ralentir l’intégration du nouvel employé ou le changement de services.

Avec la numérisation des procédures, l’orientation et l’intégration des employés ont été redynamisées. Elle devient alors plus rapide et plus facile. Les données étant centralisées, le nouvel arrivant ou le postulant peuvent se renseigner sur la politique, la culture et l’historique de l’entreprise. Celle-ci peut aussi facilement retrouver le dossier d’embauche de n’importe quel employé. On observe une réduction de l’utilisation du papier et de certaines tâches répétitives (la rédaction d’un formulaire, les signatures…). L’entreprise peut alors réduire certaines charges et optimiser son espace de fonctionnement. Les outils numériques utilisés offrent la possibilité d’un apprentissage en autodidacte. Ils donnent accès à un guide d’orientation qui permet de faciliter la réalisation des tâches usuelles et de disposer de l’agenda des réunions et des événements.

Les SGAs : ils participent à l’acclimatation du nouveau salarié. Par exemple, SharePoint permet à l’employé de se faire connaître grâce à la création d’un profil partagé sur l’Intranet de l’entreprise. Il peut par ailleurs s’en servir pour avoir des informations premières sur ses nouveaux collègues. Notons que cette activité est facilitée par l’existence de formulaires que la recrue peut télécharger sur le réseau. L’entreprise peut se servir du système de gestion de l’apprentissage pour diffuser des messages de bienvenue aux nouveaux. Il est aisé pour ceux-ci de s’en servir pour se familiariser avec les procédures administratives en vigueur dans l’entreprise. La fonction principale de l’outil étant l’apprentissage, il permet de diffuser le contenu nécessaire pour tout apprendre sur les procédures de la section et celles pratiquées au sein de toute l’entreprise. Il devient possible d’apprendre les divers schémas de réponses dans un service de gestion de conflit ou dans un service clientèle. L’employé et l’entreprise se servent du SGA pour les évaluations. Le niveau de maitrise de l’employé est vérifié et amélioré par des tests internes. Disposant des données primaires et des rapports de productivité de l’employé, l’entreprise peut alors déterminer quels sont ses domaines de prédilection et élaborer un plan d’apprentissage pour combler ses lacunes.

Les applications mobiles : à l’instar des SGAs les applications donnent accès à des manuels de formation et à des quizz de perfectionnement. Certaines enseignes s’en servent pour donner accès aux plans de l’entreprise. Par exemple, les grandes surfaces utilisent le scannage de code-var pour permettre aux employées et aux clients de localiser les boutiques, leurs services, les soldes en cours et le stock disponible. Il est même possible d’intégrer des récompenses pour motiver au mieux les employés. Certaines applications comme EmployeeConnect utilisent des fonctionnalités telles qu’un manuel de l’employé, la gestion des descriptions de poste, la gestion de la formation d’orientation, etc.

La XR : la réalité mixte permet de visualiser les données et d’interagir avec elles en temps réel. Elle fait usage de casques dans ce cas spécifique. Microsoft SharePoint Spaces est l’un des outils les plus représentatifs de cet usage.

Autoapprentissage, apprentissage continu et microapprentissage

L’utilisation des outils numériques de l’apprentissage en entreprise permet à l’apprenant de disposer d’une base donnée accessible 24h/24. Il peut dès lors limiter la quantité de procédures à apprendre, selon son agenda. On parle ici de microapprentissage, car il apprend par petits coups ; et d’autoapprentissage parce qu’il est le maître d’œuvre de sa propre méthode d’intégration des données. Les procédures étant cognitives, l’apprenant se sert des données fournies pour mettre en scènes son projet et déduire de nouvelles connaissances. Plutôt que d’apprendre fichier par fichier, il peut juxtaposer les informations pour déduire et vérifier ses propres conclusions.

Le SGA sert d’interface d’autoapprentissage. Il fournit à l’apprenant un accès libre aux données d’apprentissage. SharePoint permet par exemple de chercher une thématique spécifique. Dans une entreprise de génie civil, un nouvel employé peut se renseigner sur les méthodes d’analyses pressiométriques et sur la présentation des rapports agréés par ladite entreprise. Il peut aussi analyser l’évolution de la méthodologie d’analyse et la comparer aux nouvelles normes avant de procéder à une mise à jour des données. L’outil permet aussi de diffuser des enseignements de courtes durées. Lorsque l’unité de travail constate des points de divergence, il est possible de diffuser une courte vidéo qui aplanit l’ensemble des inquiétudes des participants.

Les applications mobiles : au-delà de la mobilité de l’apprentissage, elles permettent de contrôler soi-même les connaissances acquises. L’autre avantage est qu’elles permettent d’étoffer les données de l’intranet avec celles disponibles en ligne. Elles sont donc idéales pour l’autoapprentissage et le microapprentissage.

La XR : les technologies utilisées sont très coûteuses. En pratique, elles ne sont pas encore utilisées par les particuliers. Il est donc exclu de les utiliser pour l’autoapprentissage. Ils permettent d’optimiser le microapprentissage grâce à l’expérience immersive et interactive offerte.

L’apprentissage par instructeur interposé

La numérisation des données a facilité la désinstitutionnalisation des écoles. Il est désormais possible de départir du carcan des autres murs. Les enseignements aminés par des instructeurs sont diffusés en ligne. Ils sont disponibles pour n’importe quel stagiaire qui en manifeste l’envie. Désormais, l’apprenant peut effectuer un va-et-vient intellectuel pour tirer aux mieux parties des connaissances qui lui sont accessibles. Les outils de la XR sont aussi utilisés pour ce type d’apprentissage. Ils permettent de s’entraîner par simulation. Ce type d’enseignement est pertinent pour les domaines pratiques tels que la santé ou l’armée.

Le SGA : l’instructeur peut diffuser une formation en interne ou en externe par le bien d’un SGA. Le contenu de l’apprentissage, sa diffusion, le contrôle et le suivi des connaissances est coordonné par le biais de l’interface. SharePoint permet aux stagiaires de réaliser et de soumettre leurs devoirs et les recherches de groupes réalisés sur place ou à distance. Il est équipé pour assurer le suivi de l’évolution des stagiaires. L’instructeur s’en sert pour faire une évaluation du degré d’assimilation de chaque stagiaire. En retour, les apprenants ont l’opportunité d’évaluer la formation et d’énumérer leurs aspirations.

Les applications mobiles : ici, l’enseignant met à disposition des stagiaires, une liste d’ouvrage. Il peut aussi leur indiquer une bibliographie de référence qu’ils vont chercher en ligne. Les applications sont idéales pour répondre à des quizz ou pour clarifier leurs incompréhensions des stagiaires. Par exemple, l’application de productivité Habitica peut récompenser les employés pour avoir terminé des tâches de formation avec des fonctionnalités en jeu telles que l’armure de combat, les compétences magiques ou même les quêtes.

La XR : les instructeurs se servent ici de la VR pour orienter les apprenants au cours des scénarii réalistes. L’AR quant à elle permet de mettre à l’épreuve les connaissances qu’il a acquises lors des modules de cours théoriques et pratiques dirigés par l’instructeur. Ici, l’étudiant se sert d’un logiciel de réalité augmentée pour juxtaposer la réalité et la simulation. Il peut ainsi avoir une expérience plus réelle de sa tâche. Enfin, la réalité mixte (MR) permet de se servir d’une création ou d’une simulation 3D pour réaliser son devoir.

Le mentorat

De nature bénévole, le mentorat est optimisé par les outils numériques d’apprentissage. Il permet de pallier le manque de motivation dérivé par le manque de rémunération. Les outils étant équipés pour assurer le suivi et l’évaluation du travail du stagiaire, il est possible pour le mentor de réduire ses charges. Le stagiaire et son mentor peuvent communiquer en temps réel. L’expérience est donc plus efficace et plus significative.

Les SGAs : le système permet une supervision exhaustive tout le long du programme. SharePoint est conçu pour évaluer les compétences de chaque partie et attribuer le mentor le plus indiqué. À partir de ce moment, le mentor peut planifier un agenda et des interventions diffusées ou interactives avec ses filleuls. Il peut mettre à jour son programme et bénéficie d’une machine qui fonctionne à l’instar d’une horloge suisse. L’outil permet de disposer de rapports de suivi automatiques tout en laissant la latitude au mentor et au filleul de commenter chacune des étapes du processus d’apprentissage.

Les applications mobiles : elles sont utilisées pour assurer une communication en temps réel entre les deux parties. Par ailleurs, elles peuvent servir pour l’élaboration des tableaux de bord, les questionnaires et le suivi de l’activité.

La XR : dans le cadre du mentorat, les outils les plus utilisés sont l’AR et la MR. Leur emploi est plus illustré dans le domaine de la médecine. L’AR permet au chirurgien d’utiliser des hologrammes pour donner des cours sur les procédures les plus indiquées au cours d’une opération spécifique. Les filleuls de la chirurgie peuvent se servir de la XR pour apprendre le processus d’opérations spécifiques en se basant sur des hologrammes de cas réels. Il est aussi possible de se servir de la XR pour sélectionner l’intervenant le plus apte à réaliser une opération réelle.

Les innovations technologiques occupent une place importante dans l’apprentissage et le développement d’une nouvelle recrue. Le processus est accéléré et s’adapte aisément aux compétences propres des apprenants. Ils peuvent apprendre à petite échelle, avec ou sans guide, et n’importe où. La numérisation des procédures sur la formation et le développement des nouveaux employés participe à l’optimisation de la productivité de la société.